Ruwweg de helft van alle managementliteratuur draait feitelijk maar om één issue: een strategie bedenken is leuk, maar hoe krijg je de mensen mee? Engagement op de werkvloer en identificatie met de purpose van de organisatie is bij veel (grote) organisaties namelijk bepaald geen vanzelfsprekendheid. De inzet van nieuwe, op social media geënte technologie kan daarin effectief verbetering brengen. “De CEO zit gewoon in jouw tijdlijn en jij in de zijne.”
Afgelopen zomer verscheen een rapport met de prikkelende titel ‘Onrust in Voorspoed’. Het was geschreven door DenkWerk, een denktank met onder meer topbestuurders Hans Wijers, Feike Sijbesma en Angelien Kemna. Zij constateerden dat er in de maatschappij sprake is van een groeiende ‘horizontale verzuiling’: het verschijnsel dat hoger- en lageropgeleiden nauwelijks in aanraking komen met elkaar, en dus ook geen toegang hebben tot elkaars netwerken.
Volgens Jaap Linssen, CEO en oprichter van OrangeTrail, is het fenomeen ‘horizontale verzuiling’ ook volop aanwezig in het bedrijfsleven. Hij zegt: “Mijn indruk is dat in de afgelopen decennia medewerkers van grote organisaties steeds meer vervreemd zijn van het management. En als ik met directies praat, hoor ik ook vaak terug dat ze eigenlijk niet meer goed weten wat er nu precies omgaat in de hoofden van hun medewerkers, zeker als die van een jongere generatie zijn. Ze hebben ook steeds meer moeite om ze te bereiken. E-mail, intranet en nieuwsbrieven zijn als communicatiemiddelen voor strategie en purpose eigenlijk totaal achterhaald. Dat gat proberen wij te dichten door de inzet van sociale technologie.”
OrangeTrail heeft de afgelopen jaren bij diverse grote ondernemingen – waaronder Booking.com, Nestlé, Heineken, KNAB, Signify en SHV – softwareplatformen uitgerold die een nieuwe manier van interne communicatie mogelijk maken. Linssen: “Het gaat om oplossingen als Workplace van Facebook, Yammer, Teams van Microsoft of Slack. De gemene deler is dat deze technologie een rechtstreekse dialoog faciliteert tussen management en medewerkers. Ofwel: de CEO zit gewoon in jouw tijdlijn en jij in de zijne.”
Collectieve intelligentie
Volgens Linssen maken deze nieuwe communicatieplatformen het mogelijk het traditionele top-down-leiderschap om te vormen tot ‘network leadership’. “Leiders in organisaties moeten gaan snappen dat er heel veel kennis zit in de hoofden van medewerkers, en dat je die hoofden aan het werk kunt zetten door vragen te stellen. Deze technologie faciliteert dat je als CEO tegen je medewerkers kunt zeggen: ‘Komend kwartaal gaan we ons product weer flink verbeteren. Concurrentie is hevig in onze markt. Wat doet de concurrentie volgens jullie beter dan wij?’ Om op basis daarvan te beslissen of je linksaf of rechtsaf gaat. In plaats van de ouderwetse command & control-structuur is er dan sprake van een betekenisvolle dialoog”, aldus Linssen.
Gert Askes, CEO en medeoprichter van SPARQ360, herkent het beeld dat Linssen schetst. Zijn onderneming levert eveneens software aan zowel Europese als Amerikaanse bedrijven om een ‘strategische dialoog’ tussen top en werkvloer te faciliteren. Askes: “SPARQ360 is ooit begonnen als een open innovatieplatform, bedoeld om ideeën met potentie om te zetten in nieuwe businessmodellen of kostenbesparende maatregelen. Maar dan met behulp van de inzet van de hele organisatie, en niet alleen de R&D-afdeling. We merkten echter al snel dat dat enkel werkt als je ook betrokken medewerkers hebt. En aan die betrokkenheid schort het bij veel bedrijven nogal, to put it bluntly. Onze software maakt het mogelijk om aan de hand van een korte vragenlijst met een feedback loop de collectieve intelligentie in de organisatie te ontsluiten. Wij halen voor directies letterlijk op hoe elk niveau van het bedrijf naar kansen en bedreigingen kijkt. Als je je strategie daarop echt aanpast en de waarde die je daarmee creëert ook weer deelt met de organisatie, dan is het effect dat het hele bedrijf zich bij die strategie betrokken voelt. Want iedereen merkt: ‘Hey, ik mag meepraten, ze doen er wat mee én ik merk er wat van’. Door dat blijvend te doen kun je een heel sterke positieve flow in de organisatie creëren.”
Working out loud
Volgens Linssen heeft de moderne sociale communicatietechnologie nog een groot ander voordeel: het verbetert in sterke mate de kwaliteit van werken in teamverband. Linssen: “De klassieke manier van werken is: je schrijft een projectplan 1.0, je slaat dat ergens op, je verspreidt het en je organiseert vervolgens een meeting om tot projectplan 2.0 te komen. En dat meestal een paar keer achter elkaar. Niet erg efficiënt wel beschouwd, omdat je steeds met het hele team naar momentopnamen zit te kijken. Sociale technologie maakt het mogelijk om tijdens het proces van het schrijven van zo’n projectplan input van teamleden op te halen en je overwegingen te delen. We noemen dat ‘working out loud’ en dat blijkt een enorm krachtig principe: het werkt veel sneller, er ontstaan minder fouten en het wiel wordt niet steeds opnieuw uitgevonden. Hier intern werken we op deze manier en het blijkt dat 80% van de geagendeerde issues al vóór de meeting zijn opgelost.”
