Overslaan en naar de inhoud gaan

“Ik leef met één zekerheid, een evenement wordt nooit uitgesteld”, Barbara Kalksma van De Boer

Categorie:
Uitdagingen in familiebedrijf

Datum:
3 augustus 2016

Ze is niet alleen de enige vrouw in de commerciële buitendienst van NPM participatie De Boer Structures, ze was ook betrokken bij de meest prestigieuze projecten die de Noord-Hollandse leverancier van tijdelijke accommodaties de afgelopen jaren in de boeken kon schrijven. Barbara Kalksma verstaat de kunst van het managen van uitgesproken én onuitgesproken verwachtingen van de meest veeleisende opdrachtgevers zonder zichzelf en haar team uit het oog te verliezen. “Ik leef met één zekerheid: een evenement wordt nooit uitgesteld.”

Zomer 2015. Vijf dagen lang vormt Utrecht het decor voor het grootste wielerspektakel ter wereld, de Grand Départ van de Tour de France. De Boer Structures bouwt voor deze gelegenheid 11.000 vierkante meter ge-airconditionede VIP-ontvangstruimtes, op vijf verschillende locaties in de stad. Daaronder het Jaarbeursplein, waar een speciaal dubbeldeks complex verrijst van ruim 7500 vierkante meter. Eindverantwoordelijk namens De Boer: Barbara Kalksma.

“Le Grand Départ was een erg gaaf traject, waarbij we als team echt van begin tot eind in de lead waren”, zegt ze. “Logistiek erg uitdagend ook, met al die locaties in de binnenstad waar strenge regels gelden voor aan- en afvoer.”

Hoewel de start van de Tour het hoogtepunt was, was 2015 sowieso een druk jaar voor de Alkmaarse onderneming, die in acht landen verhuurkantoren heeft. De Nederlandse tak van het bedrijf verzorgde naast de reguliere projecten de accommodaties voor de Volvo Ocean Race in Scheveningen, bouwde een groot paviljoen op een varend ponton ter gelegenheid van de opening van APM Terminals op de Maasvlakte én was nauw betrokken bij de presentatie van de onderzoeksresultaten over de MH-17 voor de Onderzoeksraad voor Veiligheid. “Elke keer weer een totaal andere dynamiek”, zegt Kalksma. “Dat maakt deze baan een heel bijzondere job.”

In het diepe

Dat ze die baan heeft, was overigens geen vanzelfsprekendheid. Toen ze in 2000 bij De Boer als projectmanager startte, was Kalksma namelijk net afgestudeerd aan de Hogere Hotelschool. “Ik wist helemaal niets van accommodatieverhuur en wat daar allemaal bij komt kijken”, zegt ze. “Ik kreeg een plek in het team van Roland de Boer en ben daar echt in het diepe gegooid. Er stonden bij wijze van spreken drie lijnen op papier en dan was het verder: regel het maar. Ik kreeg in de vakantietijd een aantal grote projecten op mijn bord, SAIL Amsterdam met meer dan twintig projecten én werd verantwoordelijk voor een groot contract voor Lowlands. Dankzij de hulp van een aantal collega’s ben ik toen niet kopje-onder gegaan. Al moet ik zeggen: ik heb ook wel een bepaalde drive om iets voor elkaar te boksen, ongeacht de manier waarop. Bij mij is het: zonder strijd geen overwinning.”

Oprechte interesse

Na vijf jaar projecten te hebben georganiseerd vanachter een bureau, wilde Kalksma zich verder ontwikkelen in de commerciële kant van de organisatie. Ook dat bleek geen vanzelfsprekendheid: de volledige buitendienst bestond uit mannen, en met die traditie wilde de familie De Boer aanvankelijk niet breken. “Ik heb toen een gesprek aangevraagd met de directie en uitgelegd waarom het voor de onderneming goed zou zijn om mij in de buitendienst te plaatsen. Dat dát is gelukt beschouw ik nog steeds een beetje als een belangrijke overwinning”, zegt ze lachend.

Toen na de overname door NPM Capital de familie De Boer uit het bedrijf verdween, kreeg Kalksma een zware commerciële portefeuille toebedeeld – opdrachtgevers die vaak al vele jaren klant waren van het bedrijf. “Dat was dus voor de tweede keer in het diepe”, zegt ze. “Ook dit keer was de leercurve steil: aanvankelijk ben ik begonnen met het kopiëren van de aanpak van anderen. Maar al snel kwam ik erachter dat dit niet ging werken voor mij en dat ik het op míjn manier moest gaan doen. Ik heb toen een aantal commerciële trainingen gevolgd om wat steviger in de gesprekken te staan. Want op de Hotelschool leer je in dit opzicht wel de basis, maar nog niet genoeg.”

“Cruciaal is de oprechte interesse in wie er tegenover je zit en wat je voor die persoon of organisatie kunt betekenen.”

Toch acht Kalksma kennis van salestechnieken niet het belangrijkste aspect van haar baan. Ze zegt: “Cruciaal is de oprechte interesse in wie er tegenover je zit en wat je voor die persoon of organisatie kunt betekenen. Mijn eerste taak is om de opdrachtgever direct al het gevoel te geven dat het helemaal voor elkaar gaat komen – ook al weet ik op dat moment soms nog niet hoe. Of, andersom, duidelijk te maken dat we niets kunnen betekenen, want dat kan natuurlijk ook. Ik stel regelmatig voor alles maar gewoon op tafel te leggen; dat is nu eenmaal eerlijker dan heel lang praten en nergens op uitkomen.”

Leren uit de praktijk

De praktische kanten van het vak leerde Kalksma ‘on the job’, zoals ze het noemt. “Na het eerste contact bekijk ik doorgaans eerst de locatie en meet ik het terrein in en de eventuele bebouwing waarop we moeten aansluiten. Zoiets leer je alleen in de praktijk. Vanaf dat moment begint in mijn hoofd de molen te draaien: wat heeft deze opdrachtgever nu écht nodig? Of misschien beter: wat is nodig om gasten van deze opdrachtgever op een aangename manier te ontvangen, dat ze verrast worden door de ruimte waarin ze zich bevinden - zelfs als dat ergens in the middle of nowhere is?”

“Daarna ga ik naar kantoor en begin ik te schetsen – gewoon met een fineliner en liniaal op papier. Op basis daarvan leg ik samen met de beoogd projectmanager een eerste voorstel neer bij de opdrachtgever. En als de locatie in logistiek opzicht lastig is, schuift er vaak ook nog een uitvoerder aan. De kunst is om een voorstel te maken dat voldoet aan de verwachtingen van de klant binnen een acceptabel budget. Waarbij we altijd proberen die verwachtingen te overtreffen, en soms moeten zeggen: wat u wilt, dat kan… maar we adviseren een alternatief omdat de baten niet tegen de kosten opwegen.” 



Compliment

Volgens Kalksma waarderen klanten haar recht-door-zee en eerlijk advies. “Ik geloof niet in: u vraagt, wij draaien”, zegt ze. “Als iemand 1000 vierkante meter structures vraagt en ik kan met 500 vierkante meter toe door slim gebruik te maken van bestaande locaties, zal ik dat altijd in het plan meenemen. Juist daarin zit onze meerwaarde. Kijk, die tenten, dat geloven klanten wel, dat we dat beheersen. Dat doen we al ruim negentig jaar. Het gaat erom hóe je het doet. Dat blijkt overigens ook uit de tevredenheidsonderzoeken die we uitvoeren: klanten waarderen ons amper om de tenten, maar heel vaak om de mensen. En dat zie ik als compliment aan het hele bedrijf.”

Ook voor dit jaar staat er voor Kalksma weer het nodige op het programma, zoals het WK Roeien in Rotterdam. Omdat de andere zeven verhuurorganisaties van De Boer ook grote projecten op de kalender hebben staan, is het sowieso een uitdaging om te werken met een daardoor beperkte voorraad structures, zegt Kalksma. Tot problemen heeft dit echter nog niet geleid. “Kan ook niet, want ik leef met één zekerheid: een evenement wordt nooit uitgesteld.”